Ombudsstellen leiden unter hohem Verwaltungsaufwand. Die traditionelle Arbeitsweise verschlingt ein Großteil der Ressourcen. Vor allem die schriftliche Kommunikation in komplizierten Schlichtungsfällen kann sehr zeitraubend sein. Es gibt jedoch Alternativen. Wenn Ombudsstellen Schlichtungen elektronisch abwickeln, können sie wesentlich effizienter arbeiten. Die beste und bewährte Möglichkeit der elektronischen Bearbeitung ist iOmb.

Welche Vorteile hat die elektronische Bearbeitung?

iOmb ist eine speziell für Ombudsstellen konzipierte Online-Software, die die gesamte Kommunikation zwischen der Ombudsstelle und den anderen Parteien in einer elektronischen Akte integriert. In dieser sind analog zur bisherigen Akte alle relevanten Informationen eines Falles gespeichert. Der Ablauf der Fallberabeitung kann individuell nach den Erfordernisssen der jeweiligen Ombudsstelle gestaltet werden.
iOmb bringt die Vorteile der modernen Datenverarbeitung zur Geltung. Es verkürzt den Kommunikationsweg zwischen allen Beteiligten, weil alle Dokumente leicht handhabbar sind. Aber es bietet auch neue Möglichkeiten für die Gesamtübersicht der Arbeit Ihrer Ombudsstelle, etwa mit der leichten Erstellung von Statistiken und Jahresberichten. Das System ist zum Beispiel seit Jahren bei der Stiftung ombudscom – Schlichtungsstelle der Telekommunikation www.ombudscom.ch oder beim österreichischen Internet-Ombudsmann www.ombudsmann.at erfolgreich im Einsatz, wo jährlich
mehrere tausend Fälle und Anfragen behandelt werden.

Wie funktioniert iOmb?

Alle Funktionen der Software sind mit PC-Grundkenntnissen intuitiv bedienbar. Die Funktionen im Überblick:

• Die Ombudsstelle hat die Möglichkeit, eine Datenbank über alle Beschwerdeführer und -gegner zu verwalten.
• Alle fallrelavanten Schreiben werden der entsprechenden elektronischen Akte zugeordnet:
  Faxe werden direkt als PDF gespeichert
  E-Mails über die generierte Betreffnummer einsortiert
  Briefe und Gesprächsnotizen können leicht hinzugefügt werden
• Alle Parteien können jederzeit bequem und sicher den neuesten Stand ihres Falles einsehen
• Der Ombudsmann entscheidet über seinen Loginbereich, welche Information aus der elektronischen Akte welcher Partei sichtbar gemacht wird, beispielsweise ob die Stellungsnahme des Beschwerdegegners dem Beschwerdeführer sofort sichtbar gemacht wird oder nicht.
• Der Beschwerdeführer kann auf Wunsch sein Anliegen auch selbst online eingeben. Der Ombudsmann kann den beiden Parteien elektronische Vorlagen zur Verfügung stellen.
• Tätigkeits- und Jahresberichte können mit der umfassenden Statistikfunktion wesentlich effizienter erstellt werden.
• Genaue Statistiken zu allen im System geführten Parteien ermöglichen eine Übersicht über deren
  Schlichtungsverhalten.
• Die gesamte Akte eines Falles kann als PDF-Datei erzeugt und ausgegeben werden, z.B. nach einem gescheiterten Schlichtungsversuch.